Informations utiles aux cantons et aux communes pour l’encadrement des familles d’accueil

Votre organisation, votre canton ou votre commune s’implique dans l’encadrement des personnes réfugiées d’Ukraine hébergées chez des particuliers ? Voici du matériel d'information important, des instruments de travail et des listes de contrôle que vous pouvez utiliser dans votre travail quotidien.

Pour que les familles d'accueil continuent à se mettre à disposition et pour les conforter dans leur engagement, il faut un soutien et un accompagnement appropriés. L’effort en vaut la peine, même s’il entraîne des frais initiaux. Car une famille d’accueil engagée déchargera durablement les autorités.

Forte de son expérience, l’OSAR recommande de procéder comme suit :

1. Clarification préalable

Avant de procĂ©der au placement, il est important de clarifier les attentes des familles d’accueil et de vĂ©rifier les conditions de logement pour pouvoir amĂ©liorer la qualitĂ© du placement et prĂ©venir les conflits et les difficultĂ©s. Il faudrait si possible rendre visite aux familles d’accueil avant un placement. Cela permet de repĂ©rer Ă  temps les offres douteuses et de clarifier les attentes mutuelles. 
Pour assurer la qualité, il est également recommandé de demander un extrait de casier judiciaire avant le placement.
Nous vous encourageons par ailleurs Ă  travailler avec la base de donnĂ©es de l'OSAR / Campax. Cela permet d’enregistrer les rĂ©sultats et de prioriser les adresses fiables. 

2. Placement Ă  partir du canton

Pour utiliser les nombreuses offres spontanées des familles d’accueil et pour décharger les structures ordinaires, il est recommandé d’organiser aussi des placements chez des particuliers à partir du canton. Quelques cantons le font déjà de leur propre chef, tandis que d’autres collaborent avec une œuvre d’entraide membre de l’OSAR et utilisent la base de données de l'OSAR / Campax.

3. Suivi et encadrement

Une fois le placement effectué, il faudrait aussi rapidement assurer le suivi et l’encadrement des personnes réfugiées et des familles d'accueil, car ces dernières ont des questions et veulent aider leurs hôtes. L'OSAR envoie alors des fiches d'information et des contacts.
Il s’agirait ensuite de rendre rapidement visite aux familles d’accueil et Ă  leurs hĂ´tes, afin de clarifier sur place les questions qui se posent et les attentes mutuelles avec l’institution ou l’organisation responsable du placement. 
L’OSAR recommande en outre d’inciter les familles d’accueil Ă  conclure un contrat avec leurs hĂ´tes et de les dĂ©dommager. 

4. Matériel d’information et instruments de travail

Pour les clarifications prĂ©alables, la mise en correspondance et l'encadrement, l'OSAR met Ă  disposition les notices et instruments de travail suivants :

VĂ©rification des familles d’accueil et du logement Check-liste  (de)
Fiche d'information sur la demande et le traitement des extraits du casier judiciaire  (de
Accord entre les familles d'accueil les et les personnes réfugiées (de / it / en / ukr / ru) (règle les conditions d’hébergement, ainsi que les droits et obligations des deux parties)
Guide premier entretien (de)
Modèle pour procès-verbal premier entretien (de)
Fiches d'information pour les familles d'accueil (de / it)
Fiches d'information pour les hĂ´tes (en anglais) (de / ukr)
Schema d'urgence pour les familles d'accueil (de / it / ukr / ru)
Schema d'urgence pour les perosnnes réfugiées (de / it / ukr / ru)

Pour faciliter la tâche des services d'accueil cantonaux, l'OSAR a en outre mis au point un logiciel de gestion de cas spécifiquement adapté aux besoins liés à l’encadrement des familles d'accueil. Il répond aux normes de sécurité les plus élevées et garantit la protection des données grâce à une gestion complète des droits. Toutes les activités d’encadrement et de suivi peuvent être planifiées et documentées avec ce logiciel qui procure une vue d’ensemble, notamment quand il y a beaucoup de familles d’accueil. Le logiciel facilite en outre la communication écrite avec les familles d'accueil. Les personnes intéressées peuvent s’annoncer à info@osar.ch.